Mit dem Kassensystem winCosy® sind Friseure bestens auf das neue Gesetz vorbereitet
Bremen, Mai 2018 – Am 25. Mai 2018 tritt die neue EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) in Kraft. Jeder Friseur, der beispielsweise eine Kundendatei führt oder Online-Reservierungen anbietet, muss spätestens mit diesem Datum einige neue gesetzliche Regelungen beachten. Das Kassensystem winCOSY® macht es Unternehmern leicht, die Vorgaben einzuhalten und so hohe Strafen zu vermeiden. Das neue Datenschutzgesetz soll dafür sorgen, dass die personenbezogenen Daten der Menschen in allen EU-Ländern noch besser geschützt werden.
Auch für deutsche Unternehmen bringt das einige Änderungen mit sich.
So ist es heute in Friseursalons üblich, Kundendaten wie Telefonnummern oder E-Mail-Adressen, aber auch Informationen zu individuellen Schneide- und Farbtechniken oder Allergien zu speichern. Mit Inkrafttreten des DSGVO benötigen Saloninhaber hierfür eine schriftliche Einverständniserklärung jedes Kunden. Dabei spielt es keine Rolle, ob die Speicherung digital oder manuell – zum Beispiel anhand eines Karteikartensystems – erfolgt. Jeder Kunde hat zudem das Recht, sich die erfassten Daten zur Kontrolle ausdrucken und aushändigen zu lassen. Personenbezogene Daten von Kunden, die länger nicht im Salon waren, müssen gelöscht werden, da laut DSGVO die Speicherfrist auf das unbedingt erforderliche Mindestmaß beschränkt ist. Für Friseure bedeutet das eine Löschung der Daten nach etwa zwei Jahren ohne Besuch des Kunden.
Mit winCOSY® in Sachen Datenschutz auf Nummer sicher gehen
Was im ersten Moment nach viel Aufwand klingt, können Inhaber von Friseursalons dank der innovativen Kassensoftware winCOSY® mit wenigen Klicks ganz nebenbei erledigen: Der Inhaber und die Mitarbeiter haben die Möglichkeit, bei der Anlage eines Neukunden oder bei einem Kassiervorgang die Einverständniserklärung zum Datenschutz sofort auszudrucken – die Druckfunktion und das Blatt sind direkt im Kassensystem hinterlegt. Darüber hinaus werden bei der Boneingabe die kundenbezogenen Daten wie Adresse und Telefonnummer ausgeblendet, sodass Dritte sie nicht sehen können und keinen Zugriff darauf haben. Angezeigt werden diese Daten nur Personen mit einer Chef-Legitimation. Und auch das Löschen alter Daten nach zwei Jahren ist mit winCosy® im Handumdrehen erledigt, da sich diese mit wenigen Klicks aus der Datenbank selektieren lassen.
Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten wird Pflicht
Auch hinsichtlich ihrer Dokumentationspflichten müssen sich Inhaber von Friseursalons künftig auf höhere Anforderungen einstellen. So sind die Betriebe dazu verpflichtet, ein Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten anzulegen und bei einer Kontrolle jederzeit vorlegen zu können. Das Verzeichnis ermöglicht Prüfern eine schnelle Übersicht über alle Mitarbeiter und Verfahren, bei denen personenbezogene Daten verarbeitet werden. Zwar galt auch bisher unter gewissen Voraussetzungen die Pflicht, ein Verzeichnis über relevante Verarbeitungstätigkeiten zu führen, doch ein Verstoß hatte in der Regel keine Konsequenzen. Mit Einführung der DSGVO droht Inhabern von Friseursalons, die kein Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten führen, ein Bußgeld. Darüber hinaus sind sie dazu verpflichtet, ihre Mitarbeiter über die neuen Regelungen zu informieren, damit sich diese entsprechend verhalten können. Dazu zählen übrigens auch jene Mitarbeiter, die nicht direkt im Salon arbeiten, aber mit den personenbezogenen Daten zu tun haben, wie zum Beispiel der Steuerberater. Auch sie müssen im Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten aufgeführt werden.
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